Das Unternehmen und der Auftrag
Beim nationalen Verband Fachvereinigung Wärmepumpen Schweiz (FWS) wurde ein Antragsprozess bisher weitgehend manuell bearbeitet. Relevante Informationen mussten aus einem PDF übernommen, mit Gerätedaten aus einer Excel-Liste ergänzt und anschliessend in ein PDF-Formular eingetragen werden.
Die Herausforderung
Die Bearbeitung war zeitaufwendig und umfasste mehrere manuelle Zwischenschritte. Neben der Übertragung der Daten mussten auch Kontaktinformationen separat nachgeführt werden, damit bei Rückfragen die richtige Ansprechperson schnell kontaktiert werden konnte.
Die Umsetzung
Es wurde ein Workflow umgesetzt, der relevante Daten aus dem PDF extrahiert, zusätzliche Gerätedaten aus einer Excel-Liste ausliest und diese automatisch in das passende PDF-Formular einfügt. Ergänzend wird in einer Excel-Übersicht pro Antrag die zugehörige Kontaktinformation inklusive E-Mail-Link mit korrekter Ansprechperson aufgeführt.
Das Ergebnis
Die Bearbeitungszeit pro Antrag konnte um rund 10 bis 15 Minuten reduziert werden. Gleichzeitig wurde der Prozess vereinfacht, manuelle Übertragungsarbeit reduziert und Rückfragen können deutlich schneller an die richtige Person gerichtet werden.
Mein Beitrag zum Projekt
Ich habe den bestehenden Ablauf analysiert, die Automatisierungslogik konzipiert und den Workflow so umgesetzt, dass mehrere Datenquellen sinnvoll zusammenarbeiten und in den realen Arbeitsprozess passen.
Für ähnliche Vorhaben
Solche Potenziale entstehen häufig dort, wo Informationen aus PDFs, Excel-Listen und Formularen manuell zusammengeführt werden. Das Muster ist deshalb auch für viele administrative Prozesse in Verbänden, Dienstleistungsunternehmen und KMU relevant.